Cuando se emprende un negocio es importante llevar la contabilidad, pues permite tener mayor control del aspecto financiero. Conozca cómo encargarse de los aspectos contables, sin contratar a alguien más.
Si bien lo ideal es dejar que la contabilidad quede a cargo de un profesional del tema, bien podemos llevarla nosotros mismos.
Hay quienes optan por utilizar un sistema informático, con software especialmente diseñado (por encargo o estandarizado), para ayudarse en este proceso, pero si prefiere llevar la contabilidad en papel, con cuadernos y carpetas es conveniente llevar libretas independientes para las diversas áreas, o bien categorizar los contenidos en carpetas de colores, bien señaladas.
A continuación cinco pasos básicos para que lleve mínimamente sus cuentas, sin un experto alrededor:
1. Contabilice todas las operaciones del día:
Esto te permitirá registrar los ingresos diarios y llevar la cuenta de todos los gastos, como compras a proveedores, rentas, consumo de servicios y demás.
2. Balance:
Al final del día, o de cada semana puedes hacer una medición de cuánto fue el total de ingresos y de gastos. Para esto, es prudente que establezcas un orden en el lugar donde consignas la información, en donde se especifique en una columna, los ingresos, (ventas), y los egresos (gastos y pagos). De este modo, el último día hábil del mes puedes hacer el balance general entre ingresos y egresos, llevando registro de las facturas o tickets emitidos, para poder contrastarlos fácilmente si fuera de necesidad. Recuerda siempre guardar como soporte los recibos.
3. ¿Qué tengo y qué no tengo?
Otros detalles que puedes llevar en la contabilidad es el inventario de productos e insumos. Para ello, puedes seguir el modelo de ingresos y egresos de dinero: anotas la cantidad ingresada (comprada) de cada producto y, en la columna conjunta anotas la cantidad de ese producto que va siendo vendido (al igual que el que se encuentre defectuoso).
Así, a simple vista puedes saber cuántas unidades te quedan de cada cosa. Esto te beneficia en la medida que puedes hacer un balance de lo vendido y el dinero que ingresa, para establecer si cobraste todo lo vendido o no. Además, de prepararte y saber qué se vendió más, que se vendió menos y determinar los pedidos acorde a esto.
4. Costos Fijos:
Otro de los aspectos a tener en cuenta es el control de los servicios que se utilizan, tales como los recibos del agua, de la luz, del teléfono, entre otros. Dichos servicios, se descuentan en los gastos y son consignados como costos fijos, pues generalmente siempre están, y sirven para sentar un base promedio de sus gastos mensuales. Además se debe tener en cuenta las planillas en orden para los pagos correspondientes, al igual que los seguros por accidente.
5. Efectivo:
Recuerde que siempre existen gastos menores y de urgencia, para lo cual usted siempre debe tener dinero en efectivo, que se manejará en la "caja menor", la cual siempre tiene un presupuesto designado y el cual se debe administrar muy bien. Pero tenga presente que este capital sólo se utiliza en caso de que tengamos que comprar algo de emergencia o de alta prioridad, además de hacer pagos con cheques a los proveedores para no manejar mucho efectivo dentro del local.
Recuerde que tener las cuentas claras en su empresa, por muy pequeña que sea, determina los impuestos pertinentes, así como las exenciones y beneficios impositivos que pueda tener, algo que sólo se establece a partir de su sistema contable.