Para tener un control interno adecuado, se debe trabajar en el mejoramiento continuo del ambiente de control, códigos de ética o de conducta y líneas de denuncias anónimas., pero por sobre todo “conocer” a sus empleados, clientes y proveedores.
Conocer a sus empleados significa, interiorizarse de los incentivos y presiones que los motivan sean estos impuestos por la misma organización o impuestos por terceros, su eventual relación con los clientes y proveedores u otros terceros que se relacionen con la organización.
Conocer a sus clientes significa, saber el comportamiento de las ventas, líneas de créditos, los márgenes, descuentos, quiénes son dueños, qué relación tienen entre sí y con sus empleados y proveedores.
Conocer a sus proveedores, significa también estar al tanto de las tendencias de compras, si provee bienes y/o servicios, si es un proveedor con una reciente iniciación de actividades, quiénes son sus dueños, qué relación tienen entre sí los proveedores y con sus empleados, etc.
Uno de los factores que más se repiten en las investigaciones de fraudes, son las de conflictos de intereses no declarados, y nos damos cuenta que la “gente se conoce”, que existen amigos comunes, que hay relaciones de parentesco, amigos de la infancia, etc.
Definitivamente llevar a cabo este trabajo no es fácil cuando en la organización trabajan muchas personas, pero aquí es donde aplicamos la herramienta de evaluación de riesgos, considerando factores tales como:
• Antigüedad
• Cargo
• Responsabilidades:
- Administra activos
- Puede contraer obligaciones
- Administra información sensible de la compañía
- Contrata servicios, etc.
• Nivel de estudios
• Lugar de trabajo
• Relación con terceros (proveedores, bancos, clientes, etc.)
• Etc.
Conocer situaciones inusuales
Otro factor relevante en la prevención y detección de fraudes es la identificación de situaciones y/o transacciones inusuales, que al monitorearlas podrían entregar pistas claves para identificar situaciones que afecten los intereses de las organizaciones. A modo de ejemplo podemos señalar las siguientes:
• Ajustes contables, como al hacer un cheque ¿tiene dos firmas de autorización?, ¿quién autoriza el ajuste?, ¿por qué un ajuste?
• Transacciones contables efectuadas en horarios anormales, ¿quién está trabajando en las noches o fines de semana?
• Facturas nuevas de proveedores (Factura N°1 o Factura N°30), ¿por qué hay proveedores con una numeración nueva en sus facturas? ¿quién le está comprando?, ¿qué le están comprando?
• Comprobantes de egreso con cargo a cuentas gastos
• Etc.
Conocer a sus empleados, clientes y proveedores más el monitoreo de situaciones inusuales pueden ayudar a detectar oportunidades de disminución de costos (horas extras, ajustes contables por gastos no previstos, ineficiencias en los procesos, conseguir mejores precios de compras, identificar descuentos a clientes que no corresponden, etc.), además de reforzar el ambiente de control y relaciones laborales y comerciales.
Existen más alternativas para prevenir y detectar fraudes y la mejor noticia es que siempre será más barato, no tan sólo en términos económicos, sino que en términos de imagen interna y externa.
Algunas otras técnicas tienen relación con trabajar en conjunto con el área de recursos humanos en el mejoramiento de las estructuras de incentivos y presiones, conocer el clima laboral, entregar una estructura de comunicación para recibir denuncias, enfatizando el anonimato y confidencialidad. Recuerde la “gente se conoce” y también sabe lo que esta pasando, pero muchas veces no se atreven a denunciarlo.
Algunas preguntas:
• ¿Su organización cuenta con los elementos mínimos para la prevención de fraudes (Código de Ética, sistema de denuncias anónimas, evaluación del riesgo de fraude, etc.)?
• ¿Conoce a sus empleados?
• ¿Los incentivos en su organización están correctamente establecidos?
• ¿Conoce todas las presiones de sus empleados?
• ¿Ha revisado si existen conflicto de intereses entre sus empleados, clientes y proveedores?
• ¿Cree que en su organización pudieran existir riesgos de fraudes?
Un consejo:
• Si no esta buscando algo, probablemente no lo encontrará.
• Si no quiere encontrar algo, probablemente no lo encuentre.
• Si no cree que existe algo, probablemente no lo encontrará.
Por último, piense como un defraudador, pero no actúe como ellos.
Conocer a sus empleados significa, interiorizarse de los incentivos y presiones que los motivan sean estos impuestos por la misma organización o impuestos por terceros, su eventual relación con los clientes y proveedores u otros terceros que se relacionen con la organización.
Conocer a sus clientes significa, saber el comportamiento de las ventas, líneas de créditos, los márgenes, descuentos, quiénes son dueños, qué relación tienen entre sí y con sus empleados y proveedores.
Conocer a sus proveedores, significa también estar al tanto de las tendencias de compras, si provee bienes y/o servicios, si es un proveedor con una reciente iniciación de actividades, quiénes son sus dueños, qué relación tienen entre sí los proveedores y con sus empleados, etc.
Uno de los factores que más se repiten en las investigaciones de fraudes, son las de conflictos de intereses no declarados, y nos damos cuenta que la “gente se conoce”, que existen amigos comunes, que hay relaciones de parentesco, amigos de la infancia, etc.
Definitivamente llevar a cabo este trabajo no es fácil cuando en la organización trabajan muchas personas, pero aquí es donde aplicamos la herramienta de evaluación de riesgos, considerando factores tales como:
• Antigüedad
• Cargo
• Responsabilidades:
- Administra activos
- Puede contraer obligaciones
- Administra información sensible de la compañía
- Contrata servicios, etc.
• Nivel de estudios
• Lugar de trabajo
• Relación con terceros (proveedores, bancos, clientes, etc.)
• Etc.
Conocer situaciones inusuales
Otro factor relevante en la prevención y detección de fraudes es la identificación de situaciones y/o transacciones inusuales, que al monitorearlas podrían entregar pistas claves para identificar situaciones que afecten los intereses de las organizaciones. A modo de ejemplo podemos señalar las siguientes:
• Ajustes contables, como al hacer un cheque ¿tiene dos firmas de autorización?, ¿quién autoriza el ajuste?, ¿por qué un ajuste?
• Transacciones contables efectuadas en horarios anormales, ¿quién está trabajando en las noches o fines de semana?
• Facturas nuevas de proveedores (Factura N°1 o Factura N°30), ¿por qué hay proveedores con una numeración nueva en sus facturas? ¿quién le está comprando?, ¿qué le están comprando?
• Comprobantes de egreso con cargo a cuentas gastos
• Etc.
Conocer a sus empleados, clientes y proveedores más el monitoreo de situaciones inusuales pueden ayudar a detectar oportunidades de disminución de costos (horas extras, ajustes contables por gastos no previstos, ineficiencias en los procesos, conseguir mejores precios de compras, identificar descuentos a clientes que no corresponden, etc.), además de reforzar el ambiente de control y relaciones laborales y comerciales.
Existen más alternativas para prevenir y detectar fraudes y la mejor noticia es que siempre será más barato, no tan sólo en términos económicos, sino que en términos de imagen interna y externa.
Algunas otras técnicas tienen relación con trabajar en conjunto con el área de recursos humanos en el mejoramiento de las estructuras de incentivos y presiones, conocer el clima laboral, entregar una estructura de comunicación para recibir denuncias, enfatizando el anonimato y confidencialidad. Recuerde la “gente se conoce” y también sabe lo que esta pasando, pero muchas veces no se atreven a denunciarlo.
Algunas preguntas:
• ¿Su organización cuenta con los elementos mínimos para la prevención de fraudes (Código de Ética, sistema de denuncias anónimas, evaluación del riesgo de fraude, etc.)?
• ¿Conoce a sus empleados?
• ¿Los incentivos en su organización están correctamente establecidos?
• ¿Conoce todas las presiones de sus empleados?
• ¿Ha revisado si existen conflicto de intereses entre sus empleados, clientes y proveedores?
• ¿Cree que en su organización pudieran existir riesgos de fraudes?
Un consejo:
• Si no esta buscando algo, probablemente no lo encontrará.
• Si no quiere encontrar algo, probablemente no lo encuentre.
• Si no cree que existe algo, probablemente no lo encontrará.
Por último, piense como un defraudador, pero no actúe como ellos.
Fuente: Deloitte