¿Quiere prevenir y detectar fraudes?

Para tener un control interno adecuado, se debe trabajar en el mejoramiento continuo del ambiente de control, códigos de ética o de conducta y líneas de denuncias anónimas., pero por sobre todo “conocer” a sus empleados, clientes y proveedores.

Conocer a sus empleados significa, interiorizarse de los incentivos y presiones que los motivan sean estos impuestos por la misma organización o impuestos por terceros, su eventual relación con los clientes y proveedores u otros terceros que se relacionen con la organización.

Conocer a sus clientes significa, saber el comportamiento de las ventas, líneas de créditos, los márgenes, descuentos, quiénes son dueños, qué relación tienen entre sí y con sus empleados y proveedores.

Conocer a sus proveedores, significa también estar al tanto de las tendencias de compras, si provee bienes y/o servicios, si es un proveedor con una reciente iniciación de actividades, quiénes son sus dueños, qué relación tienen entre sí los proveedores y con sus empleados, etc.

Uno de los factores que más se repiten en las investigaciones de fraudes, son las de conflictos de intereses no declarados, y nos damos cuenta que la “gente se conoce”, que existen amigos comunes, que hay relaciones de parentesco, amigos de la infancia, etc.

Definitivamente llevar a cabo este trabajo no es fácil cuando en la organización trabajan muchas personas, pero aquí es donde aplicamos la herramienta de evaluación de riesgos, considerando factores tales como:

• Antigüedad
• Cargo
• Responsabilidades:
    - Administra activos
    - Puede contraer obligaciones
    - Administra información sensible de la compañía
    - Contrata servicios, etc.
• Nivel de estudios
• Lugar de trabajo
• Relación con terceros (proveedores, bancos, clientes, etc.)
• Etc.

Conocer situaciones inusuales
Otro factor relevante en la prevención y detección de fraudes es la identificación de situaciones y/o transacciones inusuales, que al monitorearlas podrían entregar pistas claves para identificar situaciones que afecten los intereses de las organizaciones. A modo de ejemplo podemos señalar las siguientes:

• Ajustes contables, como al hacer un cheque ¿tiene dos firmas de autorización?, ¿quién autoriza el ajuste?, ¿por qué un ajuste?
• Transacciones contables efectuadas en horarios anormales, ¿quién está trabajando en las noches o fines de semana?
• Facturas nuevas de proveedores (Factura N°1 o Factura N°30), ¿por qué hay proveedores con una numeración nueva en sus facturas? ¿quién le está comprando?, ¿qué le están comprando?
• Comprobantes de egreso con cargo a cuentas gastos
• Etc.

Conocer a sus empleados, clientes y proveedores más el monitoreo de situaciones inusuales pueden ayudar a detectar oportunidades de disminución de costos (horas extras, ajustes contables por gastos no previstos, ineficiencias en los procesos, conseguir mejores precios de compras, identificar descuentos a clientes que no corresponden, etc.), además de reforzar el ambiente de control y relaciones laborales y comerciales.

Existen más alternativas para prevenir y detectar fraudes y la mejor noticia es que siempre será más barato, no tan sólo en términos económicos, sino que en términos de imagen interna y externa.
Algunas otras técnicas tienen relación con trabajar en conjunto con el área de recursos humanos en el mejoramiento de las estructuras de incentivos y presiones, conocer el clima laboral, entregar una estructura de comunicación para recibir denuncias, enfatizando el anonimato y confidencialidad. Recuerde la “gente se conoce” y también sabe lo que esta pasando, pero muchas veces no se atreven a denunciarlo.

Algunas preguntas:
• ¿Su organización cuenta con los elementos mínimos para la prevención de fraudes (Código de Ética, sistema de denuncias anónimas, evaluación del riesgo de fraude, etc.)?
• ¿Conoce a sus empleados?
• ¿Los incentivos en su organización están correctamente establecidos?
• ¿Conoce todas las presiones de sus empleados?
• ¿Ha revisado si existen conflicto de intereses entre sus empleados, clientes y proveedores?
• ¿Cree que en su organización pudieran existir riesgos de fraudes?

Un consejo:
• Si no esta buscando algo, probablemente no lo encontrará.
• Si no quiere encontrar algo, probablemente no lo encuentre.
• Si no cree que existe algo, probablemente no lo encontrará.

Por último, piense como un defraudador, pero no actúe como ellos.


Fuente: Deloitte 

José Almonacid

Contador Auditor Egresado y Titulado de la Escuela de Contadores Auditores de Santiago, Miembro actual del Colegio de Contadores de Chile A.G., Diplomado en Legislación Tributaria en la Universidad Mariano Egaña, Participación en Seminarios de la Reforma Tributaria, Seminario "Nuevos elementos del FUT ejercicios 2015-2016 e Impuesto Único al FUT" y Actualmente, se encuentra enfocado primordialmente en el libre ejercicio de la profesión con énfasis en temas tributarios y contables.